Vedtægter

VEDTÆGTER FOR

NOVO GRUPPENS FRITIDS PARAPLYORGANISATION

§ 1

Navn og hjemsted

Foreningens navn er NOVO GRUPPENS FRITIDS PARAPLYORGANISATION (NGFP), med hjemsted

Novo Alle, 2880 Bagsværd

NGFP er stiftet den 19. september 2000.

§ 2

Formål

NGFP’s formål er som paraplyorganisation at tilbyde medarbejdere, efterlønsmodtagere og pensionister fra NG selskaberne rammer for aktiviteter af både social, kulturel og sportslig karakter til fremme af psykisk og fysisk velbefindende samt styrkelse af kollegiale bånd på tværs af selskaberne og organisationerne. Dette gøres ved:

at repræsentere alle godkendte fritidsklubber overfor NG selskabernes ledelse

at fordele tilskuddet fra NG selskaberne blandt de godkendte klubber, efter de til enhver tid gældende retningslinjer for tildeling af støtte,

at disponere og administrere såvel eksisterende som eventuelle nye bygninger i Bagsværd området allokeret til fritidsaktiviteter, herunder at varetage fordeling af brugen af fritidscenterets faciliteter,

at tilsikre, at klubberne efterlever retningslinjerne udstukket af NG selskaber jf. § 3 stk. 1 herunder Business Ethics.

at indsamle og videregive oplysninger vedrørende klubbernes medlemstal samt medlemmernes selskabsmæssige tilhørsforhold til NG selskaberne,

at støtte etablerede klubber, såvel som nyoprettede, med rådgivning, økonomisk støtte i henhold til gældende retningslinjer, samt administrativ og regnskabsmæssig bistand,

at varetage relationer og koordinering til sportsunioner, kommunale organer, mfl. (fx. FSKBH)

 

§ 3

Medlemskab

Stk. 1

Adgang til medlemskab har enhver klub, som er godkendt af NG selskaberne, med hjemsted på NG selskaberne, idet følgende krav skal være opfyldt:

Klubben skal være reelt åben for alle ansatte i Novo Gruppen inklusiv efterlønsmodtagere og pensionister, og skal ved sine aktiviteter have et sådant omfang og en sådan karakter, at klubben ved sit virke reelt understøtter et socialt samvær for de deltagende medlemmer. Klubben skal ved en generalforsamling have godkendt en vedtægt indeholdende bl.a. en formålsparagraf, der ikke tjener politiske interesser, hvor der er en sådan almen interesse for formålet, at der er et minimums medlemsgrundlag på 25 aktive medarbejdere, og hvor formålet ikke allerede er dækket af en anden NG Klub på samme geografiske område. Klubbens bestyrelsesmedlemmer skal alle være medarbejdere, efterlønsmodtagere eller pensionister fra et af NG selskaberne.

Ledelsen i Novo Nordisk, i form af A-kredsen, har det endelig ansvar for at beslutte, hvilke klubber der kan etablere og nedsætte sig.

Klubber under NGFP afholder ordinær generalforsamling hvert år senest med udgangen af juni.

Klubbens bestyrelse skal varetage sit hverv i overensstemmelse med god ledelsespraksis; den enkelte klub skal således have beskrevne og offentliggjorte retningslinjer for hvorledes bestyrelsen disponerer klubbens midler mht. gaver, middage, udstyr stillet til rådighed for bestyrelsesarbejde mv. Gældende lovgivning, herunder skattelovgivning, skal overholdes.

Klubberne etablerer egne love og vedtægter, idet det dog skal fremgå, at klubberne er underkastet de til enhver tid gældende vedtægter for NGFP og de til enhver tid gældende Business Ethics regler.

Stk. 2

Udmeldelse af NGFP kan ske ved skriftlig tilkendegivelse med 1 måneds varsel til udgangen af et kalenderår. Evt. økonomisk mellemværende mellem NGFP og klubben afvikles senest ved udmeldelsesdagen.

En klub skal udmeldes hvis medlemstallet falder under 25 aktive medarbejdere i 2 år i træk opgjort pr. 30.06. Den enkelte klubs bestyrelse er forpligtet til at sørge for udmeldelse pr. 30.06. Klubben ophører herefter.

Ved en klubs ophør træffer NGFP’s bestyrelse beslutning om anvendelse af midler og rekvisitter fra den ophørte klub.

§ 4

Repræsentantskab

Repræsentantskabet er NGFP’s højeste myndighed. Hver klub møder ved én repræsentant som udøver klubbens stemmeret. Hver klubs repræsentant repræsenterer et antal stemmer svarende til klubbens registrerede antal personlige medlemmer pr. seneste 30.06. Ingen klub kan have flere stemmer end svarende til 1/3 af NGFP’s samlede medlemstal. Ved repræsentantskabsmødet træffes beslutninger ved stemmeflertal. Skriftlig afstemning skal finde sted, såfremt mindst én fremmødt klubrepræsentant forlanger det.

Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i tredje kvartal, og indkaldes ved opslag og/eller annoncering med mindst 14 dages varsel. Forslag, der ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet, skal være tilstillet formanden senest en uge før repræsentantskabsmødets afholdelse.

Dagsorden for det ordinære repræsentantskabsmøde skal indeholde følgende punkter:

Valg af dirigent.

Beretning.

Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse.

Fastsættelse af kontingent.

Indkomne forslag.

Valg iflg. vedtægternes § 5.

Eventuelt.

Repræsentantskabet vælger selv sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen, til at lede forhandlingerne.

Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når der overfor bestyrelsen skriftligt fremsættes motiveret krav herom, ledsaget af dagsorden, med repræsentation i mindst 1/3 af det totale antal personlige medlemmer pr. seneste 30/06. Det ekstraordinære repræsentantskabsmøde indvarsles som det ordinære, dog med mindst 8 dages varsel.

Kontingent til NGFP fastsættes af repræsentantskabet efter indstilling fra bestyrelsen, og opkræves én gang årligt over lønnen efter afholdelse af repræsentantskabsmødet. Der betales kun ét kontingent uanset antallet af klubmedlemskaber. Seniorforeningens medlemmer er fritaget for dette kontingent.

Ændringer af NGFP’s vedtægter kan kun finde sted, når 2/3 af de fremmødte stemmer på et repræsentantskabsmøde afgives til fordel herfor.

Alle ændringer af NGFP’s vedtægter skal godkendes af NG selskaberne.

§ 5

Bestyrelse

NGFP ledes af en bestyrelse bestående af formand, næstformand, kasserer samt tre menige medlemmer. Alle bestyrelsesmedlemmer i NGFP skal være ansat i NG selskaber eller være efterlønsmodtager og/eller pensionist herfra.

NGFP’s bestyrelse vælges på repræsentantskabsmødet.

Alle valg gælder for en toårig periode. Formand og to menige medlemmer vælges i lige år. Næstformand, kasserer og ét menigt medlem vælges i ulige år. Revisor vælges hvert år. Genvalg kan finde sted.

I de tilfælde, hvor NGFP’s formand, næstformand eller kasserer afgår i utide, konstituerer bestyrelsen sig selv fuldt ud indtil næste Repræsentantskabsmøde.

Bestyrelsen bestemmer selv sin forretningsorden og skal føre referater fra sine møder, der afholdes, når formanden skønner det nødvendigt, eller når mindst tre medlemmer af bestyrelsen forlanger det. Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt med mindst 3 arbejdsdages varsel

Beslutninger på bestyrelsesmøder træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer. Hvert tilstedeværende bestyrelsesmedlem har én stemme. Står stemmerne lige, gør formandens - eller i dennes fravær - næstformandens stemme udslaget.

NGFP forpligtes ved underskrift af formanden eller ved dennes forfald næstformanden i forbindelse med et bestyrelsesmedlem. For så vidt angår udbetaling kræves underskrift af kasserer eller formand.

Bestyrelsen skal sikre, at NGFP overholder de til enhver tid gældende Business Ethics regler.

§ 6

Tegningsret og hæftelse

Foreningen tegnes af formanden i forening med ét bestyrelsesmedlem. Træk på klubbens/foreningens konti kan dog ske imod underskrift af kassereren eller formanden.

Det er ikke tilladt for medlemmer af foreningen og/eller bestyrelsen, at indgå aftale om personlig hæftelse i relation til foreningens virke. 

§ 7

Business Ethics

Foreningen skal til enhver tid følge gældende Novo Nordisk standard for Business Ethics.

Novo Nordisk administration kan til enhver tid gennemføre kontrol af at Novo Nordisk standard efterleves.

§ 8

Udvalg

Bestyrelsen kan nedsætte udvalg evt. med beslutningsret til behandling af særlige spørgsmål.

Stående udvalg er:

Et økonomiudvalg, der sikrer aflæggelsen af korrekte regnskaber samt at budgetter mv. overholdes; udvalget varetager kontakten til ekstern regnskabsservice samt til sportsunioner, kommunale organer i forbindelse med lokalelån, etc. (f.eks. FSKBH). Udvalget ledes af kassereren og består desuden som minimum af udvalgsformanden for centerudvalget samt NGFP’s formand.

Et centerudvalg til varetagelse af den daglige, løbende drift af Fritidscentret i Bagsværd (NNFC), herunder den løbende relation til Corporate Facilities. Udvalget varetager tillige koordineringen af lokalefordelingen for hallen og salene; det gøres i samråd med én repræsentant fra hver forening, som anvender eller ønsker at anvende hal eller sal. Udvalget ledes af en repræsentant fra bestyrelsen og har desuden som minimum to klubrepræsentanter, en repræsentant fra de faglige klubber samt en repræsentant fra NG selskaberne; det kan desuden besluttes at tilknytte yderligere kompetence/ressourcepersoner.

Et IT-udvalg til varetagelse af den løbende udvikling af NGFP’s IT-platform, d.v.s. det tekniske setup for hjemmesider, løntræksmodul, varekøbsmodul, etc., og herunder den løbende relation til ekstern IT-provider. Udvalget ledes af en repræsentant fra bestyrelsen og har desuden som minimum to yderligere klubrepræsentanter; det kan desuden besluttes at tilknytte yderligere kompetence/ressourcepersoner.

Et PR-udvalg til at forestå den interne og eksterne kommunikation bl.a. i forhold til klubberne og deres medlemmer; udvalget forestår således bl.a. en samlet hjemmeside som oplyser om de enkelte klubber, deres aktivitetsområde og kontaktinfo. Udvalget ledes af en repræsentant fra bestyrelsen og består desuden af minimum 2 yderligere klubrepræsentanter; det kan besluttes at tilknytte yderligere kompetence/ressourcepersoner.

Der udarbejdes referater af alle udvalgsmøder mv. som distribueres til NGFP’s samlede bestyrelse.

Formandsposterne i udvalgene fordeles med én post per bestyrelsesmedlem ekskl. Formanden og næstformanden på førstkommende bestyrelsesmøde efter afholdt ordinært repræsentantskabsmøde. Udvalgenes øvrige medlemmer besluttes af bestyrelsen.

                                                                                                                                                                                     § 9

Regnskab, revision og kontrol

NGFP’s regnskabsår følger kalenderåret. Kassereren sikrer, at der føres regnskab over foreningens indtægter og udgifter. Det årlige regnskab skal indbefatte et driftsregnskab og en status.

Foreningens bogføring og regnskab afholdes og godkendes af Corporate Finance. Ved eventuelle uoverensstemmelser er foreningens regnskab underlagt Corporate Finance’s beføjelse til undersøgelse og korrektion.

Ved skifte af kasserer skal Corporate Finance orienteres senest 1 måned herefter.

Den kvartalsvise kassekladde skal indsendes til Corporate Finance senest 14 dage efter udløb af hvert kvartal (15.4., 15.7., 15.10., 15.1.).

Klubberne fører og aflægger selvstændigt regnskab til NGFP’s kasserer. Seniorforeningen aflægger dog regnskab direkte overfor selskaberne. De enkelte klubregnskaber vedlægges som bilag til NGFP’s regnskab. Hver enkelt klubs generalforsamlingsreferat, gældende vedtægter, bestyrelsesliste, seneste års aktivitetsbeskrivelse og godkendte regnskab skal være NGFP’s kasserer i hænde senest den 1. juli i det år, der følger efter regnskabsåret. Klubbens medlemsoversigt pr. 30.06 afleveres senest 31.08 i regnskabsåret.

Overskridelse af disse tidsfrister medfører, at klubberne kan fratages tilskud for det pågældende år.

Klubbernes regnskab skal være underskrevet af klubbens formand, kasserer og revisor samt være godkendt på klubbens generalforsamling.

NGFP’s reviderede regnskab skal på repræsentantskabsmødet ligeledes være forsynet med underskrift af formand, kasserer og en revisor. Det godkendte årsregnskab for NGFP inklusiv drift af center og alle klubber fremsendes samlet til NG selskaberne senest den 30. september i det efterfølgende år.

Medlemslisterne danner grundlag for opkrævning af kontingent til NGFP. Listerne udgør ligeledes den samlede medlemsopgørelse for NGFP som danner grundlag for tilskud fra NG selskaberne.

Klubberne kan kun opnå tilskud for medlemmer med et gyldigt lønningsnummer og/eller er NG efterlønsmodtager eller NG pensionister.

De klubber, der er medlemmer af NGFP, er forpligtede til at give NGFP eller en af Novo Nordisk udpeget repræsentant adgang til at foretage revision af den pågældende klubs regnskab, medlemsregistre eller aktiviteter i øvrigt med henblik på at sikre overholdelse af disse vedtægter, regler og beslutninger fastsat eller truffet i overensstemmelse hermed.

§ 10

Lovgivning og tilladelser

Det er til en hver tid foreningens ansvar og forpligtelse, at aktiviteterne gennemføres i overensstemmelse med gældende lovgivning og bekendtgørelser.

Foreningen skal således til enhver tid oppebære nødvendige tilladelser for aktiviteten og virke samt have lovpligtig forsikringsdækning herfor. 

§ 11

NGFP’s ophør

Bestemmelse om NGFP’s ophør kan kun træffes på et ekstraordinært Repræsentantskabsmøde, der er indkaldt i denne anledning. For at gennemføre foreningens ophør skal mindst 2/3 af foreningens medlemmer stemme herfor. Såfremt der ikke er et tilstrækkeligt antal medlemmer til det således indkaldte Repræsentantskabsmøde, skal der indkaldes til et nyt Repræsentantskabsmøde, på hvilket NGFP’s ophør kan vedtages med 2/3 af de stemmer, der er til stede.

Afstemning herom skal foregå skriftligt.

Det ekstraordinære Repræsentantskabsmøde tager beslutning om, ved hvem NGFP skal likvideres og om, hvorledes den eventuelle formue skal anvendes.